Política de tratamiento de datos

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales es adoptada por:

COLOCAR CARGO LOGISTICS S.A.S. (en adelante, «COLOCAR» o «la Compañía») es una empresa de logística integral cuyo objeto social comprende el transporte y mensajería nacional e internacional, soluciones courier, carga marítima y aérea, agenciamiento aduanero, almacenamiento en bodega bonded y servicios de última milla.

2. Marco Legal

La presente Política se fundamenta en la normativa colombiana vigente en materia de protección de datos personales:

• Ley Estatutaria 1581 de 2012 — Régimen General de Protección de Datos Personales.
• Decreto 1377 de 2013 — Reglamentación parcial de la Ley 1581 de 2012.
• Decreto 1074 de 2015 — Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
• Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Ley 1266 de 2008 — Régimen de Hábeas Data Financiero (aplicable en lo pertinente).
• Ley 527 de 1999 — Comercio electrónico y mensajes de datos.
• Código Sustantivo del Trabajo y normas laborales conexas (en lo aplicable a empleados y contratistas).

En virtud de sus operaciones internacionales, COLOCAR observa adicionalmente, en lo que resulte aplicable, las regulaciones de protección de datos de los países donde opera, incluyendo el RGPD/GDPR (Unión Europea), normativa de República Dominicana y la PIPEDA (Canadá).

3. Ámbito de Aplicación

La presente Política aplica a todos los datos personales de personas naturales recopilados, almacenados, usados, circulados o suprimidos por COLOCAR en el desarrollo de su objeto social, con independencia del soporte en que se encuentren (físico o digital). Los grupos de titulares cubiertos por esta Política son:

• Clientes particulares y empresariales que utilizan los servicios logísticos de COLOCAR.
• Proveedores y aliados estratégicos que suministran bienes, servicios o colaboraciones a COLOCAR.
• Empleados, ex-empleados y candidatos a empleo en cualquier sede o país de operación.
• Contratistas, consultores e independientes vinculados mediante contratos de servicios.
• Agencias y representantes comerciales autorizados de la red de COLOCAR.
• Destinatarios de envíos gestionados a través de los servicios de COLOCAR.
• Usuarios registrados en el portal web, casilleros virtuales y aplicaciones digitales de COLOCAR.
• Visitantes del sitio web https://colocarlogistics.com, cuya información sea recopilada a través de cookies y tecnologías de seguimiento.
• Accionistas y potenciales inversionistas de COLOCAR, así como sus representantes legales o apoderados.

La política no aplica a datos de personas jurídicas como tales, a información de dominio público ni a datos de naturaleza anónima que no permitan identificar a una persona natural.

4. Grupos de Titulares y Datos Tratados

COLOCAR trata datos personales de los siguientes grupos de titulares. La tabla a continuación describe cada grupo, quiénes los conforman y los principales datos que son objeto de tratamiento:

El detalle de las finalidades del tratamiento para cada grupo se desarrolla en la Sección 9 de la presente Política.

5. Definiciones

Para efectos de la presente Política, se adoptan las siguientes definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios:

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Responsable del tratamiento: COLOCAR CARGO LOGISTICS S.A.S., quien decide sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento de datos personales.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, estado de salud, orientación sexual, convicciones religiosas, datos biométricos, entre otros).

Dato semiprivado: Dato que no es íntimo ni público y cuyo conocimiento puede interesar a un sector de la sociedad.

Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, entre otras.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos.

Aviso de privacidad: Comunicación dirigida al Titular para informarle sobre el tratamiento de sus datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

Cookie: Archivo de pequeño tamaño almacenado en el dispositivo del usuario al visitar un sitio web, que permite registrar información sobre la navegación.

Transferencia: Envío de datos personales a un tercero Responsable dentro o fuera del país.

Transmisión: Comunicación de datos personales a un Encargado para que los trate por cuenta del Responsable.

6. Principios Rectores

COLOCAR orienta el tratamiento de datos personales de todos sus grupos de titulares conforme a los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

Legalidad: El tratamiento se realizará conforme a lo establecido en la ley.

Finalidad: Los datos serán recolectados con una finalidad determinada, explícita y legítima, sin tratamiento incompatible con dichos fines.

Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.

Veracidad o calidad: Los datos deben ser verídicos, completos, exactos, actualizados y comprobables.

Transparencia: El Titular tendrá derecho a obtener información sobre sus datos en todo momento.

Acceso y circulación restringida: El tratamiento solo puede hacerse por personas autorizadas por el Titular o la ley.

Seguridad: La información será tratada con medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar su seguridad e integridad.

Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a guardar reserva de la información, incluso después de terminada la relación.

7. Categorías de Datos Personales Recolectados

7.1 Datos generales

Según el grupo al que pertenece el Titular y el servicio prestado, COLOCAR puede recopilar las siguientes categorías de datos:

• Datos de identificación: Nombre completo, tipo y número de documento (cédula, pasaporte, NIT, cédula de extranjería), fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad y fotografía.
• Datos de contacto: Dirección de residencia o domicilio, correo electrónico, teléfonos fijo y móvil.
• Datos laborales y contractuales: Cargo, empresa, tipo de contrato, fecha de ingreso, historial laboral, resultados de evaluaciones y certificaciones.
• Datos financieros y comerciales: Información bancaria para pagos, historial de transacciones, facturas, documentos aduaneros y tributarios (RUT).
• Datos de envío y logísticos: Dirección de origen y destino, descripción y valor declarado de paquetes, número de casillero, guía y registros de rastreo.
• Datos de acceso a plataformas: Usuario, contraseña cifrada, preferencias de notificación y registros de actividad (logs).
• Datos de navegación y cookies: Dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas, tiempo de permanencia y datos de interacción (ver Sección 8).

7.2 Datos sensibles

Con carácter excepcional, COLOCAR puede tratar datos sensibles en los siguientes casos: afiliación a seguridad social y estado de salud de empleados (para cumplir obligaciones laborales legales); y datos biométricos cuando sean exigidos por autoridades aduaneras o de seguridad. En todo caso, se solicitará autorización expresa e informada del Titular y se aplicarán medidas de seguridad reforzadas. El Titular podrá negar dicha autorización sin consecuencias adversas, salvo la imposibilidad de prestar el servicio específico que la requiera.

8. Política de Cookies y Tecnologías de Seguimiento

8.1 ¿Qué son las cookies?

Las cookies son archivos de pequeño tamaño que se descargan en el dispositivo del usuario al visitar el sitio web de COLOCAR (https://colocarlogistics.com), permitiendo recordar preferencias y recopilar información sobre el comportamiento de navegación.

8.2 Tipos de cookies utilizadas

• Cookies estrictamente necesarias: Indispensables para el funcionamiento del sitio (autenticación en el portal de casilleros, gestión de sesiones, rastreo de envíos). No requieren consentimiento.
• Cookies de rendimiento y análisis: Recopilan datos estadísticos y anónimos sobre el uso del sitio (páginas visitadas, tiempos de permanencia) para mejorar la plataforma. Se pueden gestionar desde el panel de cookies.
• Cookies de funcionalidad: Recuerdan preferencias del usuario (idioma, región, configuración de notificaciones) para personalizar la experiencia.
• Cookies de publicidad o marketing: Permiten mostrar anuncios relevantes y medir campañas digitales. Requieren consentimiento explícito del usuario.

8.3 Gestión de cookies

El usuario puede gestionar, desactivar o eliminar las cookies a través del panel de configuración de cookies disponible en el sitio web de COLOCAR, o mediante la configuración de su navegador (Chrome, Firefox, Safari, Edge, etc.). La desactivación de cookies estrictamente necesarias puede afectar el funcionamiento del portal de casilleros o del sistema de rastreo de envíos.

8.4 Cookies de terceros

El sitio web puede incluir cookies de terceros (como Google Analytics u otras herramientas de análisis y marketing). Dichos terceros tienen sus propias políticas de privacidad, y COLOCAR no tiene control directo sobre el tratamiento que realicen a través de sus cookies. Los usuarios pueden consultar las políticas de privacidad de estos terceros directamente en sus sitios.

9. Finalidades del Tratamiento por Grupo de Titulares

COLOCAR trata los datos personales de cada grupo de titulares para las finalidades específicas que se detallan a continuación. Los datos no serán tratados para finalidades distintas a las aquí señaladas sin informar previamente al Titular y, cuando corresponda, obtener su autorización expresa.

Adicionalmente, para todos los grupos de titulares, COLOCAR podrá tratar sus datos para: (i) cumplimiento de obligaciones legales, judiciales o administrativas; (ii) análisis estadístico interno y mejora continua de procesos, lo cual puede incluir la combinación de datos del Titular con información obtenida de plataformas tecnológicas o aplicaciones para realizar métricas y mejorar la experiencia del usuario; (iii) gestión de incidentes de seguridad; (iv) atención de PQRS; y (v) divulgación de información cuando COLOCAR considere de buena fe que dicha divulgación es necesaria para cumplir con la ley, hacer cumplir los acuerdos contractuales o proteger los derechos de la Compañía, sus empleados o usuarios, incluyendo la protección contra el fraude y la reducción del riesgo.

10. Autorización para el Tratamiento

El tratamiento de datos personales por parte de COLOCAR requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular. La Compañía recolecta datos personales a través de diversos medios, incluyendo: de manera presencial, a través de canales de comunicación, por llamada telefónica, correo electrónico, formularios físicos o virtuales, plataformas digitales y redes sociales, listados de asistencia, al formalizar contratos para ser proveedor, contratista o empleado, y mediante actualizaciones vía telefónica o a través de terceros autorizados. Según el grupo de que se trate, la autorización se otorga por los siguientes medios:

• Clientes: Marcación de casilla de consentimiento en formularios de registro o contratación en la plataforma web y aceptación de términos y condiciones del servicio.
• Empleados y candidatos: Firma del formato de autorización de tratamiento de datos incluido en el proceso de vinculación o en el formato de hoja de vida.
• Contratistas e independientes: Cláusula de protección de datos incluida en el contrato de prestación de servicios.
• Proveedores y aliados: Cláusula de protección de datos en el contrato o acuerdo comercial suscrito con COLOCAR.
• Usuarios del sitio web: Aceptación del panel de gestión de cookies al ingresar al sitio.
• Destinatarios de envíos: Autorización incluida en los documentos de entrega cuando sea requerida por la normativa aplicable.

El Titular podrá, facultativamente, decidir si suministra o no información a COLOCAR y qué clase de información suministra. El Titular será responsable por la veracidad, autenticidad y oportunidad de los datos personales que proporcione a la Compañía.

La autorización será conservada por COLOCAR de manera que pueda ser acreditada con posterioridad. En ningún caso COLOCAR asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca de autorización. No se requerirá nueva autorización cuando el tratamiento obedezca a una obligación legal o cuando sea necesario para la ejecución del contrato suscrito con el Titular.

De acuerdo con lo anterior, el tratamiento de datos personales por parte de COLOCAR encuentra su legitimación, entre otros, en: (i) el consentimiento previo, expreso e informado del Titular; (ii) el cumplimiento de un contrato o relación comercial con el Titular; (iii) el cumplimiento de obligaciones legales; y (iv) el interés legítimo de COLOCAR, para, entre otros fines, mejorar sus servicios y productos, gestionar solicitudes, consultas o reclamaciones, y garantizar la seguridad de sus operaciones.

10.1 Excepciones a la autorización

De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización del Titular cuando el tratamiento sea requerido por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales; los datos sean de naturaleza pública; sea necesario por razones de urgencia médica o sanitaria; el tratamiento sea ordenado por decisión judicial o administrativa; o los datos se procesen con fines históricos, estadísticos o científicos sin identificación individual.

11. Derechos de los Titulares

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todos los Titulares de datos personales tratados por COLOCAR —independientemente del grupo al que pertenezcan— tienen los siguientes derechos:

Adicionalmente, los Titulares tienen los siguientes derechos complementarios:

• Oposición: El Titular podrá oponerse en cualquier momento a que sus datos personales sean objeto de tratamiento, salvo en los casos en que dicho tratamiento sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
• Limitación del tratamiento: El Titular podrá solicitar la limitación del tratamiento de sus datos personales cuando: (i) impugne la exactitud de los datos, durante un plazo que permita a COLOCAR verificar su exactitud; (ii) el tratamiento sea ilícito y el Titular se oponga a la supresión y solicite en su lugar la limitación del uso; (iii) COLOCAR ya no necesite los datos para los fines del tratamiento, pero el Titular los necesite para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones; o (iv) el Titular se haya opuesto al tratamiento conforme al literal anterior.

Para el ejercicio de estos derechos, el Titular podrá presentar solicitud escrita a través de los canales habilitados señalados en el numeral 14 de esta Política. COLOCAR atenderá las consultas en un término máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un término máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud completa.

12. Deberes de COLOCAR como Responsable del Tratamiento

COLOCAR se compromete a cumplir los siguientes deberes frente a todos los grupos de titulares:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar la autorización del Titular en las condiciones legalmente establecidas.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad del tratamiento y los derechos que le asisten, antes o al momento de la recolección.
• Guardar y custodiar la información con la debida diligencia, evitando su adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
• Actualizar la información cuando sea informado de su inexactitud o cambio.
• Tramitar las consultas, solicitudes y reclamos dentro de los términos legales.
• Adoptar y mantener un manual interno de políticas y procedimientos de protección de datos.
• Informar a la SIC y a los Titulares afectados en caso de vulneraciones de seguridad que comprometan sus datos.
• Publicar y mantener vigente la presente Política en el sitio web de COLOCAR.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

13. Tratamiento de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes

COLOCAR no recopila datos personales de menores de 18 años de manera intencional. Los datos personales de los menores de edad tienen una especial protección y, por tanto, su tratamiento está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los parámetros y requisitos legales. En los casos excepcionales en que el tratamiento sea necesario (por ejemplo, para gestionar envíos en nombre de un menor o para procesos de vinculación de aprendices), COLOCAR:

• Solicitará la autorización del padre, madre o representante legal del menor.
• Verificará que el tratamiento respete el interés superior del menor y sus derechos fundamentales.
• Limitará el tratamiento al mínimo de datos necesario para la finalidad específica del servicio.
• Garantizará que el representante legal del menor otorgue la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, cuya opinión será valorada teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

14. Procedimientos para el Ejercicio de Derechos y Canales de Atención

14.1 Canales habilitados

Para el ejercicio de sus derechos o para presentar consultas, reclamos o solicitudes relacionadas con el tratamiento de sus datos personales, el Titular podrá dirigirse a COLOCAR a través de los siguientes canales:

El área responsable de la atención de solicitudes de datos personales es la Gerencia General de COLOCAR CARGO LOGISTICS S.A.S., a cargo de Andrés Felipe Panesso Gómez.

14.2 Consultas

Los Titulares o sus causahabientes pueden consultar la información personal que COLOCAR tiene sobre ellos. La solicitud debe presentarse a través de los canales habilitados, identificando al Titular e indicando los datos sobre los cuales se solicita información. COLOCAR atenderá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles. Cuando no sea posible atender en dicho plazo, se informarán los motivos de la demora y se señalará una nueva fecha que no superará los cinco (5) días hábiles adicionales.

14.3 Reclamos

El Titular que considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que presuma el incumplimiento de la ley, podrá presentar un reclamo siguiendo el procedimiento del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:

• La solicitud escrita debe incluir: identificación del Titular, descripción de los hechos, pretensión y documentos de soporte.
• Si la solicitud estuviere incompleta, COLOCAR requerirá al Titular dentro de los cinco (5) días hábiles para subsanar las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistida.
• Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo completo, COLOCAR incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite».
• El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles. Si no es posible resolverlo en ese plazo, se informará la razón y la nueva fecha de resolución, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles adicionales.

Si el reclamo no es resuelto satisfactoriamente por COLOCAR, el Titular podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

15. Medidas de Seguridad

COLOCAR adopta medidas técnicas, administrativas y humanas para proteger todos los datos personales que trata y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, independientemente del grupo de titulares al que correspondan:

• Controles de acceso lógico y físico a sistemas de información y bases de datos.
• Cifrado de datos sensibles en tránsito y en reposo.
• Protocolos de gestión de incidentes de seguridad y planes de respuesta ante brechas de datos.
• Capacitación periódica al personal en protección de datos y seguridad de la información.
• Acuerdos de confidencialidad con colaboradores, contratistas y encargados del tratamiento.
• Auditorías internas y revisiones periódicas de cumplimiento de las medidas de seguridad.
• Políticas de contraseñas robustas y autenticación de múltiples factores en sistemas críticos.
• Copias de seguridad periódicas para garantizar la recuperación ante incidentes.

En caso de vulneración a los sistemas de seguridad, COLOCAR lo comunicará oportunamente a la Superintendencia de Industria y Comercio y, cuando corresponda, a los Titulares afectados.

16. Transferencia y Transmisión Internacional de Datos

Dado el carácter internacional de las operaciones de COLOCAR (con sedes y alianzas en Colombia, República Dominicana, Reino Unido, Canadá y Estados Unidos, y entregas en más de 15 países), puede ser necesaria la transferencia o transmisión de datos personales de cualquier grupo de titulares a otros países. COLOCAR garantiza que dicha transferencia se realizará conforme al Capítulo VII de la Ley 1581 de 2012, asegurando niveles adecuados de protección o suscribiendo los contratos de transmisión que exija la normativa. La transferencia y/o transmisión, en todo caso, se desarrollarán únicamente con la finalidad de poder cumplir los objetivos para los cuales se recolectan y da tratamiento a los datos personales. Los Titulares serán informados de las transferencias que no estén comprendidas en la autorización general y que puedan afectar sus derechos.

17. Encargados del Tratamiento

COLOCAR puede contratar con terceros (Encargados) actividades de tratamiento de datos de cualquier grupo de titulares. En todos los casos se suscribirán contratos de encargo que obliguen al tercero a respetar la normativa y las instrucciones de COLOCAR, a mantener la confidencialidad de los datos y a no tratarlos para finalidades distintas a las autorizadas. Al finalizar la relación, el Encargado deberá suprimir o devolver los datos tratados. Los Encargados pueden incluir: operadores de plataformas tecnológicas, proveedores de servicios en la nube, empresas de transporte subcontratadas, agencias aduaneras, procesadores de pagos y proveedores de herramientas de análisis web.

En el evento de que COLOCAR, su operación o sus activos fuesen cedidos o adquiridos por un tercero, o en el hipotético caso de que la Compañía diere por terminada su actividad, los datos personales del Titular podrán ser transferidos al tercero adquirente, quien estará obligado a dar cumplimiento a la presente Política y a la normativa de protección de datos vigente. COLOCAR informará oportunamente a los Titulares sobre dicha transferencia.

18. Descripción de las Bases de Datos

COLOCAR, actuando en calidad de Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, para el adecuado desarrollo de su objeto social y el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como trabajadores y familiares de estos, proveedores y clientes. A título enunciativo y en adición a las finalidades ya mencionadas, los datos personales son objeto de tratamiento por parte de COLOCAR con las finalidades que se describen a continuación:

a)Base de datos de empleados:
COLOCAR recopila datos personales de posibles candidatos y de trabajadores propios y sus familiares, así como de candidatos, trabajadores y familiares de terceros cuando actúa como Encargado del Tratamiento de dichos datos. Estos datos facilitan, entre otros, los procesos de selección, contratación, promoción y la ejecución de ciertas obligaciones de naturaleza contractual, con las siguientes finalidades:

i) Establecimiento de canales de comunicación con los titulares de los datos personales
ii) Realización de procesos de selección, promoción, bienestar laboral, nómina, desempeño y competencias, inducción, entrenamiento, formación, seguridad y salud en el trabajo y ambiente.
iii) Cumplimiento de obligaciones derivadas de contratos laborales vigentes, directamente o a través de terceros.
iv) Cumplimiento de obligaciones relacionadas con la ejecución del objeto social de COLOCAR o del Responsable de la base de datos, cuando COLOCAR actúe respecto de esta como Encargado, dentro y fuera del territorio nacional.
v) Ejecución de programas de formación y capacitación de los empleados.
vi) Ejecución de evaluaciones de desempeño de los empleados.
vii) Adopción de medidas de control y seguridad sobre las instalaciones.
viii) De seguridad y/o de prueba ante una autoridad judicial o administrativa, cuando los datos sean obtenidos a través de grabaciones o suministrados por el Titular a la empresa de vigilancia para el ingreso o permanencia en las instalaciones de COLOCAR.
ix) Fines tributarios, incluido el envío de información a autoridades tributarias.
x) Transmisión o transferencia total o parcial a las diferentes áreas de COLOCAR, así como a contratistas, accionistas, subordinadas y asociadas de COLOCAR cuando ello se requiera con fines comerciales, financieros, administrativos y operativos, incluyendo datos sensibles, de acuerdo con los términos y condiciones de la presente Política, principalmente para hacer posible el desarrollo de la operación, incluyendo pero sin limitarse a reportes a autoridades de control y vigilancia.

b) Base de datos de proveedores:
COLOCAR recopila datos personales de proveedores, potenciales proveedores, empleados o personas de contacto de proveedores y potenciales proveedores propios y de terceros cuando actúa en calidad de Encargado del Tratamiento de dichos datos. Estos datos facilitan, entre otros, los procesos de contratación y la ejecución y verificación del cumplimiento de las diversas obligaciones contractuales, con las siguientes finalidades:
i) Establecimiento de canales de comunicación con los titulares de los datos personales, relacionados con las actividades de contratación y ejecución contractual.
ii) Evaluación de la calidad de los productos y servicios recibidos.
iii) Cumplimiento de obligaciones relacionadas con la ejecución del objeto social de COLOCAR o del Responsable de la base de datos, cuando la Compañía actúe respecto de esta como Encargado.
iv) Adopción de medidas de control y seguridad en las instalaciones que tenga a su cargo.
v) Análisis para el establecimiento y/o mantenimiento de relaciones contractuales.
vi) Análisis para la evaluación de los riesgos derivados de relaciones contractuales vigentes.
vii) Análisis para hacer estudios de mercado o investigaciones comerciales o estadísticas.
viii) De seguridad y/o de prueba ante una autoridad judicial o administrativa, cuando los datos sean obtenidos a través de grabaciones o suministrados por el Titular a la empresa de vigilancia para el ingreso o permanencia en las instalaciones de COLOCAR.
ix) Fines tributarios, incluido el envío de información a autoridades tributarias.
x) Transmisión o transferencia total o parcial a las diferentes áreas de COLOCAR, así como a contratistas, accionistas, subordinadas y asociadas de COLOCAR cuando ello se requiera con fines comerciales, financieros, administrativos y operativos, incluyendo datos sensibles, de acuerdo con los términos y condiciones de la presente Política, principalmente para hacer posible el desarrollo de la operación, incluyendo pero sin limitarse a reportes a autoridades de control y vigilancia.

c) Base de datos de clientes:
COLOCAR recopila datos personales de clientes actuales, anteriores y potenciales, así como de algunas personas de contacto de clientes actuales, anteriores y potenciales tanto propios como de terceros cuando actúa como Encargado del Tratamiento de dichos datos, con las siguientes finalidades:
i) Establecimiento de canales de comunicación con los titulares de los datos personales.
ii) Evaluación de la calidad de los servicios prestados.
iii) Cumplimiento de obligaciones relacionadas con la ejecución del objeto social de COLOCAR o del Responsable de la base de datos, cuando COLOCAR actúe respecto de esta como Encargado.
iv) Invitación a participar en programas de formación y capacitación de clientes.
v) De seguridad y/o de prueba ante una autoridad judicial o administrativa, cuando los datos sean obtenidos a través de grabaciones o suministrados por el Titular a la empresa de vigilancia para el ingreso o permanencia en las instalaciones de COLOCAR.
vi) Fines tributarios, incluido el envío de información a autoridades tributarias.
vii) Transmisión o transferencia total o parcial a las diferentes áreas de COLOCAR, así como a contratistas, accionistas, subordinadas y asociadas de COLOCAR cuando ello se requiera con fines comerciales, financieros, administrativos y operativos, incluyendo datos sensibles, de acuerdo con los términos y condiciones de la presente Política, principalmente para hacer posible el desarrollo de la operación, incluyendo pero sin limitarse a reportes a autoridades de control y vigilancia.

d) Base de datos de socios:
COLOCAR recopila datos personales de socios, accionistas, personas naturales titulares de participaciones societarias y sus representantes legales o apoderados, así como de potenciales inversionistas y personas de contacto designadas por socios personas jurídicas. Estos datos facilitan, entre otros, la administración societaria, el cumplimiento de obligaciones legales y estatutarias, y el ejercicio de los derechos inherentes a la condición de socio o accionista, con las siguientes finalidades:
i) Establecimiento de canales de comunicación con los titulares de los datos personales, relacionados con la administración societaria y el ejercicio de derechos como socios o accionistas.
ii) Convocatoria, celebración y registro de actas de asamblea general de accionistas y demás órganos sociales.
iii) Registro, actualización y administración del libro de accionistas o libro de registro de socios.
iv) Gestión y pago de dividendos, participaciones, utilidades y demás derechos económicos derivados de la condición de socio o accionista.
v) Cumplimiento de obligaciones relacionadas con la ejecución del objeto social de COLOCAR, incluyendo la atención de solicitudes, consultas y requerimientos de los socios o accionistas.
vi) Emisión de certificaciones de participación accionaria, constancias de propiedad y demás documentos requeridos por los socios o accionistas.
vii) Gestión de procesos de capitalización, emisión de acciones, enajenación de participaciones, ejercicio del derecho de preferencia y demás operaciones sobre el capital social.
viii) Cumplimiento de deberes de información y reporte ante entidades de control y vigilancia, incluyendo la Superintendencia de Sociedades, la DIAN, la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) y demás autoridades competentes.
ix) Verificación de identidad, conocimiento del cliente (KYC), prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT) respecto de socios y accionistas.
x) De seguridad y/o de prueba ante una autoridad judicial o administrativa, cuando los datos sean obtenidos a través de grabaciones o suministrados por el Titular a la empresa de vigilancia para el ingreso o permanencia en las instalaciones de COLOCAR.
xi) Fines tributarios, incluido el envío de información a autoridades tributarias y la expedición de certificados de retención en la fuente sobre dividendos.
xii) Transmisión o transferencia total o parcial a las diferentes áreas de COLOCAR, así como a contratistas, accionistas, subordinadas y asociadas de COLOCAR cuando ello se requiera con fines comerciales, financieros, administrativos y operativos, incluyendo datos sensibles, de acuerdo con los términos y condiciones de la presente Política, principalmente para hacer posible el desarrollo de la operación, incluyendo pero sin limitarse a reportes a autoridades de control y vigilancia.

19. Conservación y Supresión de Datos

Los datos personales se conservarán por el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales aplicables. Los plazos mínimos orientativos son:

1. Datos contables y tributarios: Mínimo 5 años (Código de Comercio y normas DIAN).
2. Documentos de importación y exportación: Según normativa aduanera vigente.
3. Datos de empleados: Durante la relación laboral y el período adicional exigido por la ley laboral y de seguridad social.
4. Datos de contratistas: Durante la ejecución del contrato y los plazos legales posteriores.
5. Datos de clientes activos: Mientras dure la relación comercial y el período legalmente requerido.
6. Hojas de vida de candidatos no seleccionados: Hasta 2 años en banco de talento (con autorización), o hasta que el Titular solicite su supresión.
7. Datos de proveedores: Durante la relación comercial y los plazos legales tributarios y contractuales.
8. Datos de cookies: Según el tipo de cookie, con un máximo de 13 meses para cookies de análisis y publicidad.

Vencidos los plazos de conservación, COLOCAR procederá a la supresión segura e irreversible de los datos, salvo obligación legal de conservarlos por un período adicional. El Titular será libre de revocar, en cualquier tiempo, la autorización expresamente otorgada a COLOCAR, mediante comunicación escrita dirigida a los canales habilitados en el numeral 14 de la presente Política.

20. Actualización y Vigencia de la Política

La presente Política entra en vigencia a partir de su publicación en el sitio web de COLOCAR (https://colocarlogistics.com) y tendrá vigencia indefinida. COLOCAR podrá modificarla en cualquier momento para adaptarla a cambios legislativos, jurisprudenciales o de su modelo de negocio. Si se hacen cambios materiales en la forma en que se usan los datos personales, COLOCAR notificará a los Titulares publicando un aviso en el sitio web o enviándoles una comunicación, y tal notificación tendrá lugar antes o, a más tardar, en el momento de la implementación de las nuevas políticas. Las modificaciones sustanciales serán comunicadas a los Titulares con anticipación razonable a través del sitio web y/o los canales de contacto registrados. La versión vigente estará siempre disponible en el sitio web de COLOCAR y podrá solicitarse a los canales de atención del numeral 14.

21. Disposiciones Finales

Para todo lo no previsto en la presente Política, COLOCAR se regirá por la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios, la jurisprudencia de la Corte Constitucional y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). El cumplimiento de esta Política es obligatorio para todos los colaboradores, contratistas, encargados del tratamiento y terceros que traten datos personales en nombre de COLOCAR.

22. Propiedad Intelectual

Los formularios, formatos, logos, signos distintivos, los sitios web de COLOCAR y los contenidos que alberga, así como los contratos, documentos y similares puestos en conocimiento del Titular son de propiedad de la Compañía, y se encuentran protegidos por las leyes de propiedad intelectual. No podrán ser objeto de explotación, reproducción, distribución, modificación, comunicación pública, cesión o transformación. El acceso a estos no otorga a los usuarios derecho ni titularidad alguna sobre los derechos de propiedad intelectual de la Compañía.